Från manuell rapportering till automatiserad kontroll – Enercos väg framåt

Enerco Group AB är en svensk industrikoncern som erbjuder teknik- och underhållstjänster till industriföretag i hela landet. Bolaget bildades 2015 och har sedan dess vuxit till att omfatta cirka 950 medarbetare fördelade på 25 kontor och 15–20 legala enheter. Med en omsättning på 1,4 miljarder kronor och flera affärsområden är Enerco en komplex organisation som kräver effektiv finansiell styrning.

När Hans-Olof Helmersson tillträdde som CFO 2020 stod Enerco inför utmaningen att skapa struktur i en komplex ekonomimiljö med många bolag och olika affärssystem. Koncernen hade växt organiskt och genom förvärv, vilket lett till många olika affärssystem och manuella processer. Rapporteringen var tidskrävande och felkänslig, och det fanns ingen samlad överblick över koncernens ekonomi.

Månadsboksluten bestod av två till tre rapporter som togs fram manuellt samt efterarbete med klipp och klistra – det fanns helt enkelt ingen struktur. En annan generell utmaning var beroendet av teknisk kompetens för att kunna justera och uppdatera rapporter.

”När man sitter en kväll och ska göra bokslut har man inte tid att vänta på en programmerare.”

Enerco Group började använda Exopen Cloud Platform 2019, men det var först 2020 som systemet började användas fullt ut och på rätt sätt.

”Vi byggde upp olika rapporter med stöd av en kompetent BI-konsult från Exopen. Alla rapporter ligger nu som add-ins i Excel, vilket ger oss den flexibilitet vi sökte.”

Genom att läsa in SIE-filer från en flora av olika ekonomisystem – Monitor, Visma, Fortnox, Pyramid – kunde Enerco skapa en gemensam struktur för sin koncernrapportering med bland annat gemensamma budget- och forecastmodeller. Det spelar ingen roll vilka system bolagen använder, eftersom SIE-filerna ser likadana ut. Siffrorna kan följas dagligen.

Exopen Cloud Platform används idag av CFO samt flera ekonomiansvariga och controllers inom koncernen, med rapporter som kassaflöde, resultat per affärsområde och forecast.

”Om det sker en förändring i verksamheten, som en ny enhet eller affärsområde, tar det mindre än 10 minuter att få in det i rapporteringen – med historik.”

Med hjälp av Exopen har Enerco nått en ny nivå av kontroll, flexibilitet och hastighet i sin finansiella styrning:

• 95% snabbare att ta fram rapporter
• Rapportstrukturen är anpassad för kontinuerliga organisationsförändringar – det tar 5 minuter att genomföra dessa i systemet
• Systemet är lätt att underhålla och kräver ingen programmering
• Forecast- och budgetmodeller används av alla enheter
• En komplett bild i realtid

”Exopen Cloud Platform är ett av de smidigaste system jag har använt. Det är effektivt, flexibelt och ger ekonomifunktionen full kontroll.”

Framåtblick: Simulering av kassaflöde och factoring genomförs redan idag men kommer att utökas. Just nu arbetar Enerco med en översättningstabell för att ytterligare förbättra rapporteringen från dotterbolagen till koncernen. Power BI kommer att börja användas som komplement för visualisering mot affärsområdena.

”Jag tror att många CFO:er vill ha ett system som Exopen, där man själv kan göra stora delar utan att vara beroende av andra.”