“Numera kan vi snabbt och enkelt ta fram både en ackumulerad rapport för hela företaget och bryta ut en eller flera verksamheter eller objekt – med siffror som går att jämföra och som anpassas efter mottagarnas behov.”
Susanne Reinholdsson, Ekonomiansvarig @ NyboNybo hittade en egen lösning med hjälp av Exopen
Att manuellt bryta ner siffror för varje enskild bostad är tidsödande – och bokföringsprogrammet visar bara kontonummer när man helst vill ha tydliga, illustrativa rapporter. Lösningen Nybo byggde tillsammans med Exopen har underlättat betydligt, både för ekonomiansvarig och för rapportmottagarna.
Om Nybo bostäder
Nybo – AB Nykvarnsbostäder – är ett allmännyttigt bostadsföretag som äger, bebygger och förvaltar fastigheter inom Nykvarns kommun. Företaget har cirka 560 lägenheter i sitt bestånd och förvaltar även andra kommunala fastigheter samt lokaler i Nykvarns Centrum. Organisationen rymmer flera större avdelningar – bostäder, central administration, verksamhetslokaler, lokalvårdare, gata, park och VA samt kultur och fritid.
Utmaning
Nybos bokföring är uppdelad mellan de olika avdelningarna som tidigare bokförde på olika sätt – att få en övergripande bild var inte det enklaste. Det behövdes en lösning som kunde ge bättre överblick över hela verksamheten.
Lösning
Arbetet har underlättats betydligt sedan företaget för cirka tio år sedan startade samarbetet med Exopen. Tillsammans utvecklades en rapporteringslösning som anpassades just för Nybo.
”Numera kan vi snabbt och enkelt ta fram både en ackumulerad rapport för hela företaget och bryta ut en eller flera verksamheter eller objekt – med siffror som går att jämföra och som anpassas efter mottagarnas behov.”
En viktig del i rapporteringen är att kunna sära på rapporter för bostäder och övriga fastigheter, samt att kunna bryta ut valfria perioder för uppföljningen.
”Jag fick inte de rapporter jag ville ha och bokföringsprogrammet visade enbart kontonummer – det gav inte så mycket. Med Exopens rapporteringslösning får vi en tydlig överblick över tid och kan enklare göra en snabb analys. Vi kan snabbt se om något utmärkande hänt i våra olika verksamheter.”
Resultat
Det nya arbetssättet gör stor skillnad jämfört med att behöva klippa, klistra och mata in siffror ända ner till varje bostads nivå i Excel. Det viktigaste, menar Susanne, är att uppföljningen gentemot kommunen fungerar smidigt – liksom uppföljningen av företagets egna kostnader och möjligheten att snabbt göra en analys.
Ledningsgruppen får den övergripande rapporten för bolaget. Styrelsen och varje avdelningschef får dessutom månadsvis en anpassad rapport just för dem.
”Det finns ju egentligen inga begränsningar med Exopen – vi får överblick över tid och kan enkelt göra en snabb analys utifrån just det urval vi vill ha.”
