Effektivare rapportering och budgetering hos Skanska

Skanska AB är en av världens ledande projektutvecklare och byggkoncerner med huvudkontor i Stockholm. Bolaget grundades i Malmö 1887 och har idag verksamhet i Norden, övriga Europa och USA.

Inom finansfunktionen arbetar Skanska med rapportering och prognoser över flera länder, valutor och affärsområden — vilket ställer höga krav på struktur, spårbarhet och kontroll i ekonomimodellen.

Skanska hade byggt upp en omfattande rapportering i Excel, där prognosarbetet drevs av avancerade VBA-script. Antalet rapporter var medvetet begränsat — varje ny rapport innebar mer kod att underhålla, fler versioner att hålla reda på och större risk för fel.

Samtidigt växte behovet av nya vinklar på datan snabbare än Excel-miljön kunde hantera. Teamet ville inte fortsätta bygga ut en lösning som låste dem vid en specifik Excel-version och som blev svårare att förvalta för varje rapport som lades till.

Skanska använder idag Exopen Report och Exopen Planning. Tillsammans täcker de både den löpande rapporteringen och prognos- och planeringsarbetet, och samlas i en gemensam portal där användarna hittar allt på ett ställe.

Ett antal mer komplexa rapporter lagrar prognosinformation per projekt och resultatenhet, kompletterat med enklare rapporter för dagligt bruk. VBA-koden är borta, versionsspårning sker centralt och Excel-klienten kan uppgraderas utan att rapporterna slutar fungera.

Sedan införandet har Skanska byggt ut lösningen i flera steg. Rapportering publiceras nu för flera länder, med stöd för valutasäkring i Europa, och systemet används även för icke-ekonomiska rapporter där slutanvändarna kan trigga operationer direkt från rapportgränssnittet.

I praktiken innebär det att ekonomi- och systemägare kan göra ändringar i attestreglemente, uppdatera register, sätta behörigheter och låsa versioner — utan att gå via separata verktyg. Resultatet är, med Skanskas egna ord, en tydlig vinning i både tid och pengar.