“Vi kan estimera vinningen i både tid, pengar och organisation.”
CFO @ SwedbankSwedbank ville minimera det manuella arbetet
När Swedbank behövde minimera manuellt arbete i bokslutsprocessen blev Exopen nyckeln till förändring – från tunga uttag ur huvudbok och försystem till färdiga, återanvändbara queries som låter ekonomiteamet stänga böckerna snabbare och med högre kvalitet.
Om Swedbank
Swedbank är en av Nordens största banker med verksamhet i Sverige, Baltikum och på flera andra marknader. Banken har omkring 14 000 medarbetare och fick sitt nuvarande namn 2006. Koncernstrukturen är omfattande och spänner över flera bolag, system och regelverk, vilket ställer höga krav på en effektiv och kvalitetssäkrad bokslutsprocess.
Utmaning
Swedbanks ekonomifunktion hanterar mycket stora datamängder ur huvudbok och försystem. Innan Exopen kom in skedde mycket av detta arbete manuellt – uttag, bearbetning och avstämning – vilket skapade flaskhalsar i en process med strikt deadline.
Det manuella arbetet gjorde också ekonomiavdelningen sårbar för nyckelpersonberoende och risken för fel ökade ju fler steg som behövde göras för hand.
"När bokslutet ska stänga inom utsatt tid finns det inte utrymme för manuellt klipp och klistra."
Lösning
Swedbank har använt Exopen i tolv år. Lösningen är uppbyggd kring återkommande "frågor" – queries – som hämtar data direkt ur huvudbok och försystem och levererar färdiga underlag till ekonomiteamet.
"Den som ska köra rapporterna behöver inte djupkunskap i verktyget – allt ligger förberett."
Eftersom queries är förkonfigurerade kan medarbetare som inte är experter på Exopen själva ta fram den data de behöver. Det tar bort flaskhalsen där allt fick gå via ett fåtal nyckelpersoner och gör processen mer skalbar inom hela ekonomifunktionen.
Resultatet är ett bokslutsflöde med färre manuella steg, snabbare leveranser och högre kvalitet i underlagen.
"Vi har byggt en process som ekonomiteamet äger själva – inte ett verktyg som ägs av enstaka specialister."
Resultat
Med Exopen har Swedbank nått en ny nivå av kontroll och effektivitet i bokslutsprocessen:
- Dagar kapade ur månadsboksluten
- Mätbar vinst i tid, pengar och organisation
- Mindre nyckelpersonberoende – fler kan köra processen
- Färre manuella steg och därmed lägre felrisk
- En skalbar lösning som följt med i tolv år
"Vi kan estimera vinningen i både tid, pengar och organisation."
Framåt: Onboarding av nya medarbetare sker idag i hög grad kollega-till-kollega. För att höja kunskapsnivån ytterligare och säkra långsiktig kvalitet planeras ett ökat nyttjande av Exopens kurser och konsultstöd.
"Det skulle vara svårt att tänka sig bokslutsarbetet utan Exopen."
