Har ni ett rapporteringsproblem eller egentligen ett dataproblem?

Rapporteringen tar för lång tid. Siffror behöver kontrolleras manuellt. Excel-filer skickas fram och tillbaka. Olika delar av organisationen visar olika versioner av samma KPI.

Den naturliga slutsatsen blir ofta att företaget behöver ett bättre rapporteringsverktyg.

Men tänk om problemet egentligen sitter någon helt annanstans?

För många CFO och ekonomifunktioner är rapporteringen bara platsen där ett underliggande dataproblem blir synligt.

Om finansiell och operativ data är utspridd mellan olika ERP-system, CRM-plattformar, projektsystem och Excel-modeller kommer även ett modernt rapporteringsverktyg att få svårt att skapa den kontroll verksamheten behöver.

Känner ni igen situationen?

Månadens rapportering ska sammanställas.

Data exporteras från ekonomisystemet. Information kompletteras från CRM. Ett dotterbolag skickar sin Excel-fil. Siffror behöver korrigeras manuellt och någon upptäcker att samma KPI inte beräknas likadant överallt.

Till slut finns rapporten där.

Men mycket av ekonomiavdelningens tid har gått åt till att skapa och kvalitetssäkra siffrorna istället för att analysera dem.

Resultatet blir ofta:

• manuella exporter och sammanställningar

• olika versioner av samma KPI

• långa rapporteringscykler

• svag spårbarhet

• personberoende processer

• låg tillit till beslutsunderlaget

Det ser ut som ett rapporteringsproblem. Men ofta är det ett dataproblem.

En snyggare dashboard löser inte datan bakom

När rapporteringen inte fungerar börjar många företag titta på nya BI-, FP&A- eller rapporteringsverktyg.

Det kan vara helt rätt. Men först behöver man förstå varför dagens rapportering inte fungerar.

Om två ERP-system använder olika kontoplaner behöver informationen harmoniseras. Om bolagen definierar samma KPI på olika sätt behövs en gemensam logik. Om information kopieras mellan system behöver dataflödet automatiseras.

Inget av detta försvinner automatiskt för att visualiseringen ovanpå datan blir bättre.

Verksamheten står inte still

Problemet blir särskilt tydligt i företag som förändras snabbt.

Ett nytt bolag förvärvas. Ett ERP-system tillkommer. Ledningen vill följa ett nytt KPI. Budgeten justeras. Organisationen förändras.

Därför behöver datagrunden inte bara lösa dagens rapporteringsbehov. Den måste kunna utvecklas tillsammans med verksamheten utan att kvaliteten och kontrollen försvinner.

Excel är sällan det verkliga problemet

Excel får ofta skulden när rapporteringen innehåller mycket manuellt arbete.

Men för många ekonomifunktioner är Excel fortfarande ett av de mest kraftfulla verktygen för rapportering, analys, budgetering och uppföljning.

Problemet uppstår när Excel också behöver fungera som integrationsmotor, databas och plats för manuell kvalitetssäkring.

Med en gemensam och kvalitetssäkrad datagrund kan ekonomifunktionen fortsätta arbeta flexibelt i Excel utan att manuellt samla ihop och kontrollera information inför varje rapport.

Samma data kan samtidigt användas i Power BI, planering, rapportering och AI.

Börja under rapporteringslagret

En bättre utgångspunkt är därför att först se över hur datan bakom rapporteringen fungerar.

• Var kommer siffrorna ifrån?

• Hur integreras olika system?

• Hur harmoniseras data mellan bolag?

• Finns gemensamma definitioner av KPI?

• Kan användaren gå från en rapporterad siffra ner till underliggande transaktioner?

När strukturen finns på plats skapas förutsättningar för:

• snabbare rapportering

• bättre datakvalitet och spårbarhet

• färre manuella moment

• enklare koncernrapportering

• flexiblare KPI-styrning

• bättre beslutsunderlag

• en datagrund redo för AI

Från fragmenterad data till en gemensam finansmodell

Exopen hjälper företag att samla finansiell och operativ data från ERP-, CRM- och andra affärssystem i en gemensam förvaltad molnplattform.

Istället för att ersätta befintliga system skapas ett gemensamt lager där finansiell data struktureras, harmoniseras och kvalitetssäkras. Data från olika ERP-system kan exempelvis mappas till en gemensam finansmodell och användas för rapportering och analys över bolags- och systemgränser.

Verksamheten kan samtidigt fortsätta arbeta i välkända verktyg som Excel och Power BI.

Som Microsoft-partner bygger Exopen på Microsoft Azure och erbjuder förvaltade integrationer där övervakning och löpande hantering av dataflöden ingår.

För koncerner med flera bolag, olika ERP-system, begränsade IT-resurser eller hög förändringstakt kan det vara ett pragmatiskt sätt att skapa bättre kontroll utan att bygga och förvalta hela datalösningen internt.

Innan ni byter rapporteringssystem, ställ rätt frågor

Om rapporteringen är långsam, manuell eller svår att lita på behöver lösningen inte automatiskt vara ett nytt rapporteringsverktyg.

Fråga istället:

• Är problemet hur vi presenterar siffrorna eller hur vi får fram dem?

• Har vi en gemensam struktur för vår finansiella data?

• Kan vi lita på att samma KPI betyder samma sak i hela organisationen?

• Hur mycket tid lägger ekonomifunktionen på att flytta och kontrollera data?

Ibland har ni ett rapporteringsproblem. Men väldigt ofta börjar problemet långt innan rapporten skapas.

Prata med Exopen så hjälper vi er att identifiera om flaskhalsen finns i rapporteringen eller i datan bakom.